Pakiet BASIC
Nie każdy wyjazd targowy wymaga rozbudowanej oprawy, ale każdy powinien przebiegać spokojnie, punktualnie i bez niepotrzebnego stresu. Szczególnie wtedy, gdy goście przyjeżdżają do nowego kraju, poruszają się między lotniskiem, hotelem i halą targową, a po drodze mogą pojawić się pytania, zmiany lub drobne komplikacje.
Pakiet BASIC zapewnia podstawowe, ale kluczowe wsparcie organizacyjne: przygotowanie planu pobytu, transfery, pomoc w wyborze i rezerwacji hotelu, praktyczny pakiet powitalny, rekomendacje restauracji oraz zdalny kontakt z koordynatorem.
To rozwiązanie dla gości i małych delegacji, które chcą skupić się na udziale w targach, mając pewność, że najważniejsze elementy podróży zostały dobrze zaplanowane, a w razie potrzeby jest ktoś, do kogo można się zwrócić.
Zestaw usług w pakiecie BASIC
Zdalna koordynacja przed przyjazdem
- 1 rozmowa/briefing oraz lista potrzeb (przylot/wyjazd, standard zakwaterowania, ograniczenia dietetyczne, zasady płatności i fakturowania, dodatkowe aktywności, organizacja spotkań)
- Plan pobytu i transferów (hotel – obiekt targowy – lotnisko)
- Pakiet powitalny (PDF): mapy, dwujęzyczne adresy (EN/PL), najważniejsze zasady obowiązujące w Polsce, kontakty alarmowe, instrukcje podróży
Transfery
- Transfer lotnisko – hotel (sedan/van)
- Transfery hotel – obiekt targowy w dniach targowych (o uzgodnionych godzinach)
- Kierowca z podstawową znajomością języka angielskiego i bezpośrednim kontaktem z Koordynatorem
Zakwaterowanie (wyszukanie i rezerwacja hotelu)
- 3-5 propozycji hoteli w 2-3 poziomach budżetowych (w pobliżu obiektu targowego i/lub centrum miasta)
- Rezerwacje, zmiany, zasady anulacji, faktury (faktura VAT) / płatności firmowe
- Uzgodnienia z hotelem dotyczące późnego zameldowania / wczesnego wymeldowania
Zdalne wsparcie językowe
- Zdalny tłumacz przez telefon/komunikator w godzinach pracy (np. 09:00-18:00) do bieżących spraw
- Podstawowe tłumaczenia: potwierdzenia rezerwacji, instrukcje podróży, proste wiadomości e-mail do hoteli/organizatorów
Restauracje
- Lista rekomendacji: kuchnia polska oraz sprawdzone opcje międzynarodowe
- Standardowe rezerwacje stolików
Dyżurny numer telefonu z obsługą w języku angielskim
- Jeden numer dyżurny oraz WhatsApp
- Obsługa incydentów: zagubiony bagaż, opóźnienia lotów, zmiany transferów
Co jest zawarte w pakiecie BASIC / Czego pakiet nie obejmuje
| Zawarte | Nie obejmuje |
| Koordynacja przed przyjazdem (plan pobytu, checklista) Pakiet powitalny (EN/PL) Transfery: lotnisko-hotel (przyjazd + wyjazd) oraz hotel-obiekt targowy w dniach targowych (wspólne przedziały czasowe) Rekomendacje hoteli i wsparcie rezerwacji Zdalne wsparcie językowe (angielski) Rezerwacje restauracji Dyżurny numer telefonu + komunikator | Wynajem powierzchni wystawienniczej Zakwaterowanie (noclegi hotelowe) Loty Tłumacz na miejscu |
Ceny pakietów usług
Oferujemy dwa pakiety: BASIC Wsparcie podstawowe oraz PREMIUM Concierge i wsparcie targowe. Oba pakiety mogą zostać dostosowane do lokalizacji wydarzenia, harmonogramu targów oraz oczekiwań klienta.
| Pakiet | Rekomendowany dla | Model rozliczeń | Cena orientacyjna (netto) |
| BASIC | Goście odwiedzający targi / małe delegacje | Za osobę / pobyt | PLN 1 200-1 600 za osobę (3-4 dni) |
| PREMIUM | Wystawcy i delegacje biznesowe | Za dzień / grupę (do 6 osób) | PLN 3 500-5 000 za dzień za grupę Każda dodatkowa osoba: +PLN 300-450/dzień |
Warunki Handlowe
- Ceny netto (VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami).
- Płatności: 50% zaliczki / 50% po zakończeniu realizacji.
- Elastyczny zakres: pakiety można dostosować do większych grup oraz do konkretnego sektora targowego.
- Usługi dodatkowe (tłumacze, transport, opiekun VIP) są wyceniane indywidualnie, jeśli wymagania przekraczają zakres podstawowy.
- Ostateczna oferta jest przygotowywana po briefingu z klientem i zależy od dat przyjazdu, standardu zakwaterowania, liczby uczestników oraz wybranych usług.
Porównanie pakietów
| Zakres usługi | BASIC Wsparcie podstawowe | PREMIUM Concierge i wsparcie targowe |
| Klient docelowy | Goście odwiedzający targi | Wystawcy i delegacje biznesowe |
| Model rozliczeń | Za osobę / pobyt | Za dzień / grupę |
| Koordynacja przed przyjazdem | Tak | Tak (rozszerzone) |
| Główna osoba kontaktowa | Zdalny Koordynator | Dedykowany opiekun (Concierge) na miejscu |
| Język obsługi | Angielski (zdalnie) | Angielski (na miejscu, komunikator) |
| Pakiet powitalny (EN/PL) | Tak | Tak (obejmuje mapę obiektu targowego, jeśli jest dostępna) |
| Transfery lotnisko – hotel | Tak | Tak (flota premium) |
| Transfery hotel – obiekt targowy | Tak (stałe przedziały czasowe) | Tak (elastycznie, od drzwi do hali) |
| Pojazd zapasowy w gotowości | Nie | Opcjonalnie / dostępne |
| Wyszukanie hotelu na terminy targów | Tak | Tak (w tym wsparcie negocjacyjne) |
| Obsługa zameldowania / wymeldowania | Nie | Tak |
| Identyfikatory / akredytacje targowe | Nie | Tak |
| Kontakt z organizatorem / obiektem | Nie | Tak (w imieniu klienta) |
| Koordynacja budowy stoiska | Nie | Tak |
| Tłumaczenie ustne | Zdalnie (godziny pracy) | Na miejscu |
| Tłumacz/hostessa na stoisku | Nie | Opcjonalnie / możliwa obsługa pełnoetatowa |
| Planowanie spotkań B2B | Nie | Tak |
| Logistyka materiałów | Nie | Tak (odbiór, magazynowanie, dostawa) |
| Rezerwacje gastronomiczne | Tak | Tak (w tym opcje premium) |
| Program wieczorny i plan po targach | Opcjonalnie | Zawarte (dostosowane) |
| Wsparcie telefoniczne | Godziny pracy | Priorytet + opcja infolinii 24/7 |
